Polityka rekrutacji

Niniejsza polityka stanowi zbiór reguł i zasad przeznaczonych dla Spółki Coveris Rigid Polska Sp. z o.o. („Spółka”) jako Pracodawcy oraz dla kandydatów wewnątrzfirmowych biorących udział w procesie rekrutacji, jak również dla osób zaangażowanych w ten proces.

Przedstawienie zasad polityki rekrutacyjnej

W ramach naszej działalności musimy pozyskiwać i zatrzymywać w Spółce najlepszych kandydatów do pracy. Oznacza to, że nowych współpracowników musimy przyciągać i wybierać w skuteczny, profesjonalny i rzetelny sposób. Wszystkich kandydatów należy traktować jako potencjalnych klientów Spółki, w związku z czym doświadczenia i wrażenia kandydata z procesu rekrutacji są równie istotne, jak dokonanie właściwego wyboru.

Należy również otwierać możliwości przed osobami już pracującymi w Spółce, co pozwoli na rozwijanie talentów obecnego personelu Spółki oraz wychodzenie naprzeciw ich aspiracjom związanym z karierą zawodową.

Niniejsze zasady polityki rekrutacyjnej określają sposób zarządzania procesem rekrutacji, począwszy od momentu identyfikacji wakatu, poprzez zasady ochrony prywatności osób, biorących udział w procesie aż do zakończenia procesu wprowadzania nowej osoby na dane stanowisko. Kierownicy odpowiedzialni za poszczególne segmenty działalności odpowiadają również za rekrutację w ramach własnego obszaru i powinni przestrzegać niniejszych zasad polityki rekrutacyjnej. Pracownicy Działu Personalnego będą udzielać porad i wskazówek dotyczących ich stosowania.

Przedstawione zasady mają zastosowanie wobec wszystkich działań rekrutacyjnych prowadzonych w Spółce.

Kierownicy Działów, planujący zatrudnienie nowego pracownika są zobowiązani do:

  1. uzyskania zgody Dyrektora Generalnego / Dyrektora Oddziału oraz działu HR na zwiększenie liczby osób zatrudnionych tzw. headcount. W tym celu Kierownik Działu przedstawia uzasadnienie,

  2. poinformowania Działu HR o planowanym zatrudnieniu minimum na 14 dni przed planowanym rozpoczęciem pracy, zgodnie z informacją poniżej.

5.Identyfikacja wakatu

Nowo stworzone stanowiska w poszczególnych działach muszą zostać zaaprobowane przez Dyrektora Generalnego Spółki. Kierownicy poszczególnych działów informują Dział Personalny o wszystkich decyzjach zaaprobowanych przez Dyrektora Generalnego Spółki.

Dla wszystkich wakatów należy sporządzić opisy stanowiska oraz szczegółowe specyfikacje wymogów dotyczących pracowników, którzy mieliby je pełnić. Opis stanowiska należy przekazać potencjalnym kandydatom w celu przedstawienia im szczegółowych informacji na temat ich przyszłej funkcji.

Specyfikację wymogów dotyczących pracownika należy wykorzystać do przygotowania ogłoszenia oraz podczas podejmowania decyzji w sprawie wyboru kandydata.

Rodzaj wakatu

Nowe stanowiska będą zasadniczo objęte umową o pracę na okres próbny.

W sprawie najbardziej odpowiednich warunków umów dla nowo zatrudnionych pracowników Kierownicy Działów powinni konsultować się z Działem Personalnym.

6.Zasady dotyczące ochrony prywatności podczas rekrutacji

Co rozumiemy pod pojęciami „danych osobowych” i „przetwarzania”?

Dane osobowe” to informacje dotyczące kandydatów (umożliwiające zidentyfikowanie osoby fizycznej) przetwarzane metodami automatycznymi lub stanowiące część ustrukturyzowanego zbioru danych uzupełnianego ręcznie. Obejmują one nie tylko informacje na temat kandydata, ale również opinie lub plany wobec kandydata.

Przetwarzanie” oznacza wszelkie czynności związane z danymi. Obejmuje na przykład ich zbieranie, przechowywanie, ujawnianie, edycję, udostępnianie lub usuwanie.

Dane osobowe ujawniające informacje na temat pochodzenia rasowego lub etnicznego, poglądów politycznych, przekonań religijnych lub światopoglądowych, zdrowia, orientacji seksualnej i członkostwa w związkach zawodowych oraz dane genetyczne i biometryczne podlegają specjalnej ochronie i uważa się je za „wrażliwe dane osobowe” w świetle przepisów UE dotyczących prywatności.

Pozyskiwanie danych dotyczących kandydatów

Dane osobowe przetwarzamy dla celów realizacji praktyk rekrutacyjnych. Niektóre z przetwarzanych przez nas danych osobowych pochodzą od kandydatów. Na przykład kandydaci podają nam swoje dane kontaktowe. Inne dane osobowe dotyczące kandydatów pochodzą ze źródeł referencyjnych i spółek zewnętrznych, takich jak agencje rekrutacyjne. Dane osobowe pozyskane w trakcie procesu rekrutacyjnego mogą być przeglądane wewnętrznie przez przełożonych, asystentów administracyjnych Działu Kadr/osoby odpowiedzialne za rekrutację, specjalistów ds. administracji płac, Dział IT i Dział Kadr.

Należy poinformować kandydata, że nie jest on zobowiązany do podawania tych danych. Jednak niepodanie ich może negatywnie wpłynąć na szanse zatrudnienia.

Jak długo przechowujemy dane osobowe?

W przypadku pozytywnego rozpatrzenia aplikacji dane będą przechowywane w profilu osobistym. W przypadku negatywnego wyniku dane zazwyczaj są niszczone w ciągu dwunastu miesięcy po poinformowaniu o negatywnym wyniku rekrutacji. Dane osobowe mogą być archiwizowane i brane pod uwagę na inne stanowiska, jeżeli osoba, której dane dotyczą wyrazi zgodę na przetwarzanie danych w innych procesach rekrutacyjnych.

Przekazywanie danych osobowych poza teren EOG

Możemy przekazywać Państwa dane osobowe poza teren EOG, członkom Grupy Coveris (Coveris Holdings S.A. i jednostkom zależnym) i podmiotom przetwarzającym w Stanach Zjednoczonych, które zapewniają niższe standardy ochrony danych niż obowiązujące na terenie EOG. W razie konieczności przypadki takiego przekazywania są obejmowane zakresem umowy o przekazywanie danych wewnątrz grupy i klauzul standardowych.

Podstawy prawne dla przetwarzania danych osobowych

Jakie są podstawy przetwarzania?

Przepisy o ochronie danych zapewniają różne podstawy, na których możemy polegać podczas przetwarzania danych osobowych. W określonych kontekstach zastosowanie ma więcej niż jedna podstawa. Niektóre podstawy podsumowano jako Obowiązek prawny i Prawnie uzasadnione interesy, a znaczenie tych terminów przedstawiamy w poniżej.

Termin

Podstawa przetwarzania

Wyjaśnienie

Umowa

Przetwarzanie konieczne do wykonania zawartej z kandydatem umowy lub podjęcia na jego żądanie kroków w celu zawarcia umowy

Obejmuje to wykonywanie naszych zobowiązań umownych i korzystanie z naszych praw umownych.

Obowiązek prawny

Przetwarzanie niezbędne w celu spełnienia obowiązków prawnych

Zapewnianie wykonania naszych obowiązków prawnych i regulacyjnych. Na przykład zapewnianie bezpiecznego miejsca pracy i unikanie niezgodnej z prawem dyskryminacji

Prawnie uzasadniony interes

Przetwarzanie niezbędne w związku z naszymi prawnie uzasadnionymi interesami lub prawnie uzasadnionymi interesami osób trzecich

My lub osoba trzecia mamy prawnie uzasadniony interes w skutecznym i prawidłowym prowadzeniu swojej, odpowiedniej działalności oraz w zarządzaniu i prowadzeniu administracji w tym zakresie, a także w przetwarzaniu danych kandydata w związku z tymi interesami. Państwa dane nie będą przetwarzane na tej podstawie, jeżeli dojdzie do uchylenia interesów naszych lub osób trzecich ze względu na interesy kandydata, prawa i swobody.

Przetwarzanie wrażliwych danych osobowych

W przypadku przetwarzania wrażliwych danych osobowych na temat kandydata, oprócz zapewnienia, że zastosowanie będzie mieć przynajmniej jedna z wyżej wymienionych podstaw przetwarzania, należy również mieć pewność, że zastosowanie będzie mieć przynajmniej jedna podstawa przetwarzania wrażliwych danych osobowych, w tym przetwarzanie dla celów równości i różnorodności w prawnie dozwolonym zakresie.

Dalsze informacje dotyczące przetwarzanych przez nas danych i naszych celów

Przykłady danych i podstawy przetwarzania danych znajdują się w poniższej tabeli.

Cel

Przykłady danych osobowych, które możemy przetwarzać

Podstawy przetwarzania

Rekrutacja

Standardowe dane dotyczące tożsamości (np. imię i nazwisko, adres, miejsce urodzenia, narodowość, dane kontaktowe, doświadczenie, umiejętności językowe i inne dane osobowe, które Państwo nam przekazują w ramach podania dotyczącego pełnienia danej funkcji).

Informacje związane z Państwa podaniem i naszą oceną tego podania, Państwa referencjami, wszelkimi przypadkami sprawdzania, które możemy przeprowadzić w celu zweryfikowania przedstawionych informacji i sprawdzenia przeszłości oraz wszelkie informacje dotyczące Państwa prawa do zamieszkania i podjęcia pracy. W stosownych przypadkach możemy również przetwarzać informacje dotyczące Państwa zdrowia i jakiejkolwiek niepełnosprawności oraz związane z wszelkimi przypadkami dostosowania warunków pracy.

Umowa

Obowiązek prawny

Prawnie uzasadniony interes

Korzystanie z określonych praw w obszarze zatrudnienia

Kontaktowanie się z kandydatem lub z innymi osobami w Państwa imieniu

adres i numer telefonu kandydata, informacje do kontaktu w nagłych wypadkach i informacje na temat krewnych kandydata

Umowa

Prawnie uzasadniony interes

Bezpieczeństwo

Obrazy z telewizji przemysłowej

Prawnie uzasadniony interes

Kto ma wgląd w dane kandydatów?

Dane osobowe kandydatów mogą zostać ujawnione przełożonym, Działowi Kadr i administratorom w celach związanych z zatrudnieniem, administracją i zarządzaniem zgodnie z tym, co wymieniono w niniejszym dokumencie. Możemy również ujawniać je innym członkom naszej grupy, szczególnie kierownictwu wyższego szczebla Jednostki biznesowej, co jest ważne w celu podjęcia decyzji dotyczących zatrudnienia i wynagrodzenia.

Dostęp do danych osobowych i inne prawa

Staramy się być w uzasadnionym stopniu jak najbardziej otwarci w kwestii danych osobowych, które przetwarzamy. Kandydaci mogą się z nami w każdej chwili skontaktować pod adresem e-mail:

Coveris Rigid: ISO.Rigid@coveris.com

Coveris Rigid Polska: HR.Rigidpl@coveris.com

Prawo do złożenia „wniosku o dostęp dla osoby, której dotyczą dane”. Jeżeli przechowujemy dane osobowe kandydata, który skorzysta z tego prawa, wymaga się od nas przedstawienia informacji na ten temat, w tym opisu danych osobowych oraz wyjaśnienia, dlaczego je przetwarzamy.

Jeżeli kandydat złoży wniosek o dostęp dla osoby, której dane dotyczą i wystąpią jakiekolwiek wątpliwości dotyczące tożsamości wnioskodawcy, możemy wymagać podania informacji, na podstawie których będziemy mogli w zadowalającym stopniu potwierdzić tożsamość tej osoby.

Oprócz prawa dostępu dla osoby, której dotyczą dane, kandydat ma prawo do sprostowania lub usunięcia swoich danych osobowych, do sprzeciwienia się ich przetwarzaniu albo do ograniczenia ich przetwarzania. Jeżeli podano nam swoje dane osobowe (na przykład adres lub dane bankowe), kandydatom przysługuje prawo do otrzymania tych danych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego w celu przekazania ich innemu administratorowi danych. Ma to zastosowanie, tylko jeżeli podstawą przetwarzania jest Zgoda lub Umowa.

Jeżeli zgoda jest podstawą przetwarzania, osoba, która ją udzieliła może wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie – jednakże, jeżeli to zrobi, nie wpłynie to na zgodność z prawem tego, co robiliśmy, zanim wycofano zgodę.

Skargi

W razie skarg dotyczących przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych należy w pierwszej kolejności zgłosić je do Działu Kadr lub Specjalisty ds. Bezpieczeństwa Informacji. Skargi można również zgłaszać ustawowemu organowi regulacyjnemu. Dane kontaktowe i inne szczegółowe informacje można uzyskać w Dziale Kadr.

7.Rekrutacje kandydatów

  • Ogłoszenia wewnątrzfirmowe

Zasady polityki rekrutacyjnej stosowane przez Spółkę przewidują ogłaszanie wewnątrz Spółki stanowiska na stronach www w celu promowania pracowników Spółki i umożliwiania im rozwoju. W przypadkach, w których personel nie ma pełnego dostępu do powyższych stron, Kierownicy działów powinni dopilnować, by informacje o wakatach były wywieszane na tablicach ogłoszeń lub były przekazywane na spotkaniach działowych. Kandydatów pozyskujemy również spoza Spółki, niemniej jednak o ile to możliwe, w pierwszej kolejności należy poinformować pracowników Spółki o wakacie i rozpatrywać w pierwszej kolejności kandydatury pracowników Spółki.

Wyjątki od powyższych zasad stanowią poniższe przypadki:

  • obsadzane stanowisko przeznaczone jest dla pracownika wyższego szczebla, zaś w procesie planowania sukcesji stanowisk nie znaleziono odpowiednich kandydatów wśród pracowników Spółki,

  • stanowisko zostanie obsadzone w ramach procesu planowania sukcesji stanowisk,

  • żaden z pracowników Spółki nie wykazuje w sposób oczywisty wymaganych umiejętności, zaś opóźnienie może mieć niekorzystny wpływ na działalność Spółki.

  • Ogłoszenia prasowe

Ogłoszenia prasowe to jedna z powszechnych metod przyciągania i rekrutowania kandydatów do pracy w Spółce. Treść ogłoszenia, jak również informacje dotyczące marki oraz elementy graficzne przeznaczone do wykorzystania w ogłoszeniach zostaną dostarczone przez Dział Personalny i Działu Marketingu. Dzięki temu wizerunek Spółki będzie spójny i pozytywny w kontekście wytycznych Spółki.

Ogłoszenia powinny zwięźle i zrozumiale określać:

  • wymagania stanowiska,

  • konieczne i pożądane umiejętności, zasób wiedzy oraz doświadczenie,

  • działalność oraz sposób pracy jednostki biznesowej oraz całej Spółki,

  • wszelkie inne wymagania, o których należy wspomnieć w kontekście danego stanowiska,

  • miejsce pracy,

  • pakiet świadczeń (z wyłączeniem szczegółowych informacji dotyczących wynagrodzenia / przedziału wynagrodzenia, o ile Dział Personalny nie wyrazi jasno zgody na ich podanie),

  • szczegółowe informacje dotyczące składania podań.

  • Korzystanie z usług agencji rekrutacyjnych

W przypadkach, gdy podjęta zostanie decyzja o skorzystaniu z usług firmy rekrutacyjnej, przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań rekrutacyjnych Przedstawiciel Działu Personalnego musi zawrzeć umowę wyraźnie określającą warunki działań rekrutacyjnych.

  • Wymagane klauzule i obowiązek informacyjny w procesach rekrutacyjnych

Poniżej zamieszczone zostały wzory klauzul, które powinny być stosowane w procesach rekrutacyjnych.

  • Wzór klauzuli zgody na przetwarzanie danych na potrzeby obecnego (danego) procesu rekrutacyjnego:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Coveris Rigid Polska Sp. z o.o., zawartych w przesyłanych dokumentach aplikacyjnych na potrzeby obecnego procesu rekrutacyjnego, na który aplikuję, tj.: …”

  • Wzór klauzuli zgody na przetwarzanie danych na potrzeby obecnego (danego) procesu rekrutacyjnego:

Wyrażam również zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Coveris Rigid Polska Sp. z o.o. na potrzeby realizacji przyszłych procesów rekrutacji.”

  • Wzór obowiązku informacyjnego stosowanego w procesach rekrutacyjnych:

  1. Administratorem Twoich danych osobowych będzie Coveris Rigid Polska Sp. z o.o. ul. Budowlana 6, 41-100 Siemianowice Śląskie (dalej: „my”). Możesz się z nami skontaktować w następujący sposób:

listownie na adres: ul. Budowlana 6, 41-100 Siemianowice Śląskie

przez e-mail: HR.Rigidpl@coveris.com

telefonicznie: 32 358 85 01

  1. Będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe, aby:

  • ocenić Twoje kwalifikacje do pracy na stanowisku, na które aplikujesz;

  • ocenić Twoje zdolności i umiejętności potrzebne do pracy na stanowisku, na które aplikujesz;

  • wybrać odpowiednią osobę do pracy u nas.

Za Twoją odrębną zgodą będziemy przetwarzać Twoje dane także do prowadzenia przyszłych procesów rekrutacyjnych.

  1. Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest:

  • Przepis prawa (art. 221 § 1 kodeksu pracy) i przetwarzanie potrzebne do zawarcia umowy o pracę – w zakresie następujących danych: imię i nazwisko; imiona rodziców; data urodzenia; miejsce zamieszkania (adres do korespondencji); wykształcenie; przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

  • Niezbędność przetwarzania do zawarcia umowy o pracę.

  • Twoja zgoda na przetwarzanie danych przekazanych w CV i w liście motywacyjnym, jeżeli przekazujesz nam dane inne niż: imię i nazwisko; imiona rodziców; data urodzenia; miejsce zamieszkania (adres do korespondencji); wykształcenie; przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

  • Nasz uzasadniony interes – w zakresie danych zebranych podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Mamy uzasadniony interes w tym, aby sprawdzić Twoje umiejętności i zdolności – jest to nam potrzebne do oceny, czy jesteś odpowiednią osobą na stanowisko, na które rekrutujemy.

  • Twoja zgoda na przetwarzanie danych do celów prowadzenia przyszłych rekrutacji.

  1. Będziemy przechowywać Twoje dane osobowe do momentu zakończenia rekrutacji na stanowisko, na które aplikujesz. Jeżeli wyraziłeś odrębną zgodę na przetwarzanie danych do celów przyszłych rekrutacji, będziemy przechowywać Twoje dane przez okres 1 roku od momentu ich zebrania.

  2. Przysługują Ci następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

  • prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych,

  • prawo dostępu do Twoich danych osobowych,

  • prawo żądania sprostowania Twoich danych osobowych,

  • prawo żądania usunięcia Twoich danych osobowych,

  • prawo żądania ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych,

  • prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych ze względu na Twoją szczególną sytuację – w przypadkach, kiedy przetwarzamy Twoje dane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu,

  • prawo do przenoszenia Twoich danych osobowych, tj. prawo otrzymania od nas Twoich danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie informatycznym nadającym się do odczytu maszynowego. Możesz przesłać te dane innemu administratorowi danych lub zażądać, abyśmy przesłali Twoje dane do innego administratora. Jednakże zrobimy to tylko jeśli takie przesłanie jest technicznie możliwe. Prawo do przenoszenia danych osobowych przysługuje Ci tylko co do tych danych, które przetwarzamy na podstawie Twojej zgody lub umowy.

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami.

  1. Prawo wycofania zgody

W zakresie, w jakim Twoje dane są przetwarzane na podstawie zgody (czyli dane przekazane w CV i w liście motywacyjnym, inne niż: imię i nazwisko; imiona rodziców; data urodzenia; miejsce zamieszkania; wykształcenie; przebieg dotychczasowego zatrudnienia lub przetwarzanie danych w celach prowadzenia przyszłych rekrutacji) – masz prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Twojej zgody przed jej wycofaniem. Zgodę możesz wycofać poprzez wysłanie odpowiedniego oświadczenia na adres email: HR.Rigid@coveris.com listownie na adres ul. Budowlana 6, 41-100 Siemianowice Śląskie, telefonicznie pod numerem 32 358 85 45

  1. Prawo wyrażenia sprzeciwu

W zakresie, w jakim przetwarzamy Twoje dane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu – masz prawo zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych ze względu na Twoją szczególną sytuację.

  1. Prawo wniesienia skargi do organu

Przysługuje Ci także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Koszty

Wszelkie koszty rekrutacji zostają poniesione przez odpowiednią jednostkę / dział – poprzez określenie centrum kosztów zaakceptowane i zaaprobowane przez Dyrektora Generalnego i Dział Personalny.

8.Rozpatrywanie podań o pracę

Wszystkie napływające podania o pracę/aplikacje – nawet, gdy Spółka nie prowadzi aktualnie rekrutacji na dane stanowisko – powinny zostać rozpatrzone (musi zostać udzielona odpowiedź na aplikację) przez Kierownika danego działu, a następnie przekazane do Działu Personalnego. Wszystkie podania/aplikacje należy obsługiwać z zachowaniem szczególnych zasad poufności (wszystkie dane muszą być odpowiednio zabezpieczone, pliki zawierające te dane opatrzone hasłem) i przekazywać wyłącznie osobom zaangażowanym w proces rekrutacji.

Selekcji wstępnej należy dokonać wyłącznie przy wykorzystaniu kryteriów określonych w specyfikacji wymogów dotyczących stanowiska i kandydata.

9.Wybór kandydatów

Proces selekcji będzie różnił się w zależności od obsadzanego stanowiska. Kierownicy powinni stosować jeden lub więcej z procesów przedstawionych w niniejszych zasadach polityki rekrutacyjnej. Niezależnie od tego, który proces zostanie wybrany, kierownik prowadzący rekrutację powinien zapewnić, by:

  • kandydat otrzymał stosowne powiadomienie umożliwiające mu przygotowanie się do spotkania oraz został wyraźnie poinformowany o tym, czego może spodziewać się podczas procesu rekrutacji, w tym o osobach, które będą brały w nim udział,

  • wszyscy kandydaci byli traktowani tak samo, tzn. podlegali temu samemu procesowi selekcji,

  • kandydat został oceniony pod kątem swoich zdolności do uznania i stosowania Wartości Spółki, jak również swojej wiedzy specjalistycznej, technicznej oraz umiejętności,

  • przebieg rekrutacji, czas poświęcony kandydatowi oraz zakres przekazanych mu informacji dotyczących Spółki oraz właściwego segmentu działalności wywarły na nim pozytywne wrażenie.

W przypadku stanowisk związanych z zarządzaniem działem w wyborze techniki selekcji, projektowaniu procesu selekcji oraz w podejmowaniu decyzji powinien uczestniczyć Przedstawiciel Działu Personalnego.

Rozmowy kwalifikacyjne

Rozmowy kwalifikacyjne muszą być prowadzone wyłącznie przez przeszkolone / przygotowane do procesu rekrutacyjnego osoby. Szkolenie oraz wsparcie mogą zostać zorganizowane przez Dział Personalny. Celem rozmowy kwalifikacyjnej jest uzyskanie niezbędnych informacji oraz porównanie doświadczenia i umiejętności kandydatów, w związku z czym należy zwrócić uwagę na poniższe zagadnienia:

  • kandydatom należy zadawać standardowe pytania przygotowane dla danego procesu rekrutacyjnego,

  • należy zadawać wyłącznie pytania związane z danym stanowiskiem; należy unikać pytań osobistych, chyba że są one związane z danym stanowiskiem,

  • o ile to możliwe rozmowy kwalifikacyjne powinny być przeprowadzane przez zespół osób lub przez więcej niż jedną osobę na stanowisku kierowniczym, tak by zagwarantować spójność podejmowanych decyzji oraz uniknąć uprzedzeń;

  • nie należy zapraszać kandydatów na więcej niż trzy odrębne rozmowy kwalifikacyjne.

Rozmowy kwalifikacyjne prowadzone przez telefon

Rozmowy kwalifikacyjne prowadzone przez telefon to skuteczna i ekonomiczna metoda prowadzenia rekrutacji. Można stosować je do wstępnej selekcji kandydatów, zaś później przeprowadzać standardowe rozmowy bezpośrednie. Podczas telefonicznej rozmowy kwalifikacyjnej należy sporządzać notatki i zadawać standardowe pytania, przygotowane dla danego procesu rekrutacyjnego, które padają podczas rozmowy o pracę.

Podejmowanie decyzji i zabezpieczanie danych

Proces rekrutacji podlega szeregowi wymogów prawnych. Kierownik prowadzący proces rekrutacji musi być w stanie uzasadnić podjęte przez siebie decyzje przy pomocy informacji pomocniczych.

Po zakończeniu procesu rekrutacji dla określonych kandydatów / stanowisk, po udzieleniu odpowiedzi na aplikacje, należy – w przypadku kandydatów, którzy nie zostali przyjęci – w określonych przypadkach zabezpieczyć dane do ewentualnego dalszego ich przetwarzania (np. w razie wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w procesach rekrutacyjnych w przyszłości) bądź w określonych przypadkach zniszczyć dane, które zgromadzone zostały dla danego procesu rekrutacyjnego.

10.Obsadzanie stanowisk

  • Referencje

W procesie rekrutacji – po konsultacji z Działem Personalnym – można skorzystać z referencji. Referencje powinny pochodzić od poprzednich pracodawców i zostać przedstawione na piśmie.

Oferta pracy

Decyzje należy podjąć nie później niż do 2 tygodni po końcowej rozmowie kwalifikacyjnej / ostatnim etapie procesu. Oferty należy składać przy wykorzystaniu standardowych umów i pism Spółki tylko i wyłącznie po konsultacji z Działem Personalnym.

Badania medyczne

Po podjęciu decyzji o zatrudnieniu wybranego kandydata, Kierownik danego działu przekazuje informację do Działu Personalnego nt. stanowiska pracy (tj. opis stanowiska pracy Pracownika), czynników szkodliwych i uciążliwych dla zdrowia występujących na konkretnym stanowisku pracy. Następnie Dział Personalny przygotowuje skierowania na badania lekarskie (medycyna pracy). Informacja ta musi zostać przekazana przez Kierownika danego działu jak najszybciej, aby kandydat mógł wykonać wszystkie niezbędne badania (w placówce medycznej wskazanej przez Spółkę) i przedłożyć zaświadczenie o zdolności do wykonywania pracy na danym stanowisku przed podjęciem pracy w Spółce. Kierownik danego działu nie dopuszcza nowego pracownika do wykonywania pracy bez uprzednio potwierdzonej z Działem Personalnym informacji o zdolności pracownika do wykonywania pracy na danym stanowisku.

11.Osoby rozpoczynające pracę w Spółce

Wprowadzenie na stanowisko – szkolenie w zakresie BHP

Po podjęciu decyzji o zatrudnieniu wybranego kandydata, Kierownik danego działu przekazuje informację do Działu Personalnego o skierowaniu wskazanej osoby / kandydata na szkolenie wstępne BHP.

Kierownik danego działu jest zobligowany do sprawdzenia – przed dopuszczeniem nowego pracownika do wykonywania pracy na danym stanowisku – czy nowy pracownik odbył wstępne szkolenie w zakresie BHP zorganizowane przez Spółkę, co zostaje potwierdzone złożeniem podpisu na Karcie Szkolenia Wstępnego BHP.

Kierownik danego działu nie dopuszcza nowego pracownika do wykonywania pracy bez uprzednio potwierdzonej z Działem Personalnym informacji o odbyciu przez Pracownika szkolenia w zakresie BHP.

Wprowadzenie na stanowisko

Kierownik powinien zaplanować proces wprowadzania w obowiązki i zapewnić, że będzie on obejmował następujące zagadnienia:

  • Skompletowanie dokumentacji dotyczącej zatrudnienia,

  • Przegląd potrzeb związanych ze szkoleniami i wsparciem potrzebnym do realizacji obowiązków na stanowisku,

  • Objaśnienie ustaleń wewnątrzfirmowych, oraz kluczowych zasad polityki działania i funkcjonowania w różnych obszarach, działach i departamentach Spółki,

  • Wsparcie w trakcie adaptacji na stanowisku.

Zatrudnianie członków rodziny oraz relacje w miejscu pracy

Członkowie rodziny oraz partnerzy nie mogą odpowiadać bezpośrednio przed tym samym kierownikiem, ani też przed sobą wzajemnie. Ta zasada polityki ma również zastosowanie wobec pracowników, którzy spotykają się ze swoimi partnerami w trakcie realizacji obowiązków służbowych i należy uwzględnić ją podczas wewnątrzfirmowego obsadzania stanowisk.

12.Równość szans i uczciwość

Spółka traktuje na równi wszystkie osoby składające podania o pracę. W związku z tym Kierownicy działów ponoszą odpowiedzialność za określenie stosownych kryteriów umożliwiających selekcję pracowników w danym dziale w oparciu o wymogi związane z zajmowaniem danego stanowiska, kwalifikacje oraz doświadczenie. Decyzje w sprawie obsadzania stanowisk muszą opierać się wyłącznie na w/w czynnikach.

Kierownicy prowadzący rekrutację muszą zagwarantować, że nie będą podejmowali decyzji lub działań stanowiących bezpośrednią lub pośrednią dyskryminację ze względu na płeć, stan cywilny, pochodzenie etniczne, rasę, narodowość, wyznanie czy przekonania, orientację seksualną bądź wiek.

Kierownicy prowadzący rekrutację gwarantują, iż przy podejmowaniu finalnych decyzji nie kierują się jakimikolwiek korzyściami osobistymi i majątkowymi oraz że nie będą czerpać żadnych korzyści osobistych i majątkowych z potencjalnej współpracy w przyszłości. W razie jakichkolwiek pytań należy kontaktować się z Działem Personalnym.

Dyrektor Generalny